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Mittwoch, 9. November 2016

Effizient und stressfrei arbeiten mit den richtigen Helfern im Büro

Von Henri Apell

Wir kennen es alle – statt eingehende Post und Unterlagen direkt nach Eingang sinnvoll abzuheften, landen sie oft auf einem Stapel, der kontinuierlich wächst. Die Folge davon ist zu wenig Ãœbersicht über die zu erledigenden Aufgaben und die Gefahr, dass dringende Arbeiten nicht fristgerecht erledigt werden. Gerade noch in der sprichwörtlich letzten Sekunde können sie erledigt werden. Das verursacht Stress!

Aber warum sorgen wir nicht gleich und sofort für Ordnung? Die Antwort ist einfach – es gibt in unseren Ablagesystemen zu hohe Barrieren. Wir lesen die Schriftstücke und können nicht alle gleichzeitig bearbeiten. Wir müssen sie irgendwo ablegen. Der einfachste Weg ist der Stapel auf unserem Schreibtisch. Das Papier landet in Sekundenschnelle zuoberst auf dem Stapel.

Wir müssen sie nicht mühsam in schlecht erreichbare Aktenordner abheften oder in wenig durchdachte Ablagesysteme einordnen. Der Stapel liegt genau vor uns, ohne dass es einer körperlichen Aktivität bedarf. Schuld sind meist fehlende oder zu komplizierte Ordnungshelfer. Es gibt zu viele Hindernisse, die wir überwinden müssen, um unsere Ordnungssysteme zu nutzen.

Die Wege sind zu weit, die Helfer zu umständlich zu bedienen oder das Ablagesystem nicht vollständig oder im schlimmsten Fall gar nicht vorhanden.

Warum die Papierstapel uns Zeit und Geld kosten

Papierstapel sehen auf den ersten Blick zwar geordnet aus – sind aber eine Quelle der Unordnung. Gemäß dem gängigen Spruch „Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen“ ist ein Papierstapel das reinste Chaos. Die Ablage erfolgt rasend schnell, aber wenn wir ein bestimmtes Schriftstück benötigen, beginnt eine stressbeladene Suche. Es gibt keinen Index, der uns dabei hilft, an welcher Stelle des Stapels sich das Dokument befindet.

Diese Arbeitsweise ist ineffizient und kostet unnötig Nerven. Die Zeit, die wir benötigen, um ein einziges Dokument zu finden, verringert unser Leistungspotenzial. Und dabei gibt es viele einfache Tipps, wie wir Ordnung halten könnten.

Im beruflichen Alltag summieren sich diese Zeiten zu Unmengen ineffizienter Arbeitszeit und damit zu entgangenen Umsätzen, die durch die vergeudete Arbeitskraft nicht erzielt werden konnten. Die ständige Suche erzeugt Stress. Insbesondere dann, wenn wir den Stapel mehrmals durchgehen müssen, bis wir das entsprechende Dokument gefunden haben. Aber nicht nur die Suche selbst bereitet uns Unbehagen. Der Anblick des Stapels erinnert uns permanent an unerledigte Aufgaben.

Ordnung im Büro leicht gemacht

Mit praktischen Helfern kann man sich von unnötigem Ballast auf dem Schreibtisch befreien. Entsprechende Produkte für ein effizientes Ablagesystem findet man zum Beispiel bei Anbietern wie KAISER+KRAFT. Mit Schubladenboxen oder Sortiersystemen wie Tafeln oder Regalen kann schnell und unkompliziert Ordnung in ein Büro gebracht werden.

Ein klar strukturierter Arbeitsplatz schafft Freiheit im Kopf und steigert die Konzentrationsfähigkeit. Mit übersichtlichen, leicht zu erreichenden Ordnungssystemen wird der Arbeitsalltag deutlich vereinfacht. Mit einer ansprechenden Ausstattung lassen sich alle Dinge, die den Schreibtisch unnötig beladen, in greifbarer Nähe rund um den Arbeitsplatz platzieren. Ablagesysteme, die speziell auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten sind, fördern die Übersicht und befreien von unnötigem Stress.

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